az ERP programban többféleképpen is kezelhetjük a helykódokat

A helykódok használata érdemben könnyíti a raktáros munkáját. Gyorsabban lehet megtalálni az egyes cikkeket, ami főleg egy új raktárosnak nagy segítség. Egy hosszú kiadási listán a bejárásnak megfelelő sorrendben írhatja ki a program a cikkeket, ami a raktárosnak adott segítségen túl már a kiadási időt is jelentősen lecsökkentheti. Hasonló megjelenésű vagy csomagolású termékek esetén a helykód az azonosítást is segíti.

A raktári helykódrendszer fizikai megvalósítása többféle lehet. Nagy termékek esetén lehet a padlóra festett jelölés is, de általában polcokat vagy polcsorokat azonosít. Az ERP program szempontjából a legfontosabb különbség, hogy a helykódok azonosítása vonalkóddal történik-e vagy sem. A fizikai megvalósításon túl, magában a programban is többféleképpen, logikailag egymástól lényegesen eltérő módon kezelhetjük a helykódokat. Lássunk három igencsak eltérő, de megfelelő feltételek esetén egyaránt jól használható megoldást.

1. Ugyanaz a cikk mindig ugyanarra a helykódra kerül

Az ERP programban nagyon egyszerű megoldani, a helykód a cikktörzs egy mezője. Egyszerűsége ellenére sokat segít, mert a raktári bizonylatokra rá lehet írni, hogy az egyes cikkek hol találhatók,
és maga a lista a bejárási sorrendben készülhet. A módosítások kezelése egyszerű, csak át kell írni a cikktörzsben a helykód mezőt. Főleg kisméretű cikkek, alkatrészek esetén használható jól ez a módszer, mert ilyenkor nem okoz gondot a raktárban fix helyet kialakítani egy-egy cikknek.

2. A készlet helykódonkénti nyilvántartása

Mondhatjuk, hogy ez a szokásos helykód kezelés. Bevételezéskor a mennyiségen túl azt is meg kell adni, hogy a cikk a raktáron belül melyik helykódra kerül. Kiadáskor a program mutatja, hogy a cikk melyik raktárban és azon belül melyik helykódon vagy helykódokon van. Ha egy cikk több helykódon van akkor azt is mutatnia kell a programnak, hogy melyik helykódon hány darab van.

A módszer bevezetéséhez alaposan át kell gondolni a raktári folyamatokat. Már a bevételezésnél sem mindegy, hogy a program ajánlja fel bizonyos szabályok szerint (amit, ugye szintén ki kell dolgozni) a helykódot amire a beérkező cikket rakni kell vagy a helyrerakás után rögzíti azt a raktáros. Az utóbbi esetben az ügyviteli folyamatban ki kell alakítani egy új rögzítési lépcsőt, ahol a cikk kódja és mennyisége már nem változhat, de a helykódot meg lehet adni. Ha több helykódra kerül a bevételezett anyag, akkor az egyes helykódokon a mennyiségeket is meg kell adni, ami összesen nem térhet el a teljes bevételezett mennyiségtől. A vonalkódolvasó használata egyszerűsíti a visszarögzítést, de a szervezési feladat azért megmarad.

A kiadási bizonylat készítésekor már érdemes meghatározni a helykódot, hiszen, ha itt is utólag rögzítjük vissza, akkor sok értelme nincs a helykód használatának. Lehet azonban itt is olyan eset amikor a tényleges kiadás megtörténte után módosítanunk kell a gépi bizonylaton a helykódot. (Például nem volt használható targonca a magaspolc eléréséhez.)

3. A helykód egyszerű leíró mező

A helykódonkénti nyilvántartás a tételazonosítós nyilvántartással együtt már elég nehézkes adatrögzítést eredményez. Tételazonosítós (gyártási számos, sarzsszámos) nyilvántartást vezetnek azok a gyártó cégek, akik egy cikk egy gyártási sorozatát külön tételazonosítóval (gyártási számmal, sarzsszámmal) jelölik. Azaz nem minden egyes terméknek van egyedi azonosítója, hanem csak egy cikk egyszerre legyártott mennyiségének. Ilyen esetekben a minőségirányítás legtöbbször megköveteli a készletek cikkenként és azon belül tételazonosítónként való nyilvántartását.

Hogy is néz ki egy raktári bizonylat tételazonosítós nyilvántartás esetén, ha helykódot is használunk? Meg kell adni a cikket, azon belül az egyes tételazonosítókat és azon belül a helykódokat és a rajtuk lévő mennyiséget. Persze ritka az olyan bizonylat, ahol egy cikk bevételezése vagy kiadása több tételazonosítót és egy tételazonosítón belül több helykódot is érint, de az ERP programnak fel kell készítve lenni az ilyen eset lekezelésére is. Egyébként a maradék készletek esetén azért nem annyira ritka a fenti eset.

Ezt a bonyolultságot enyhíti, ha a tételazonosítóhoz tartozó mennyiséget már nem bontjuk tovább, és ha több helykódra kerül a cikk akkor a helykódokat egy leíró mezőben egyszerűen felsoroljuk. (Adhatunk persze némi szoftveres segítséget a rögzítésnek azzal, hogy a felsorolásba se engedünk nem létező helykódot beírni.) A helykódot leíró mezőt bevételezéskor és kiadáskor is lehet írni, így ha egy helykódról elfogy az adott tételazonosító akkor az egyszerűen kitöröljük a felsorolásból. Ez a látszólag nem túl precíz módszer a helykódos raktározás fő feladatát, nevezetesen, hogy kiadáskor tudjuk hol található a raktáron belül az anyag, nagyon jól megoldja. Persze a helykódközi áthelyezéseket itt is rögzíteni kell. Az is jó, ha több helykódra kerül egy tételazonosító, akkor azok fizikailag közeli (lehetőleg szomszédos) helykódok legyenek, mert akkor a helykód sorrend szerinti listák a több helykódot tartalmazó leíró mező ellenére is használhatóak.

Amire a helykód bevezetésekor figyelni kell

Fontos a raktári helykódok ésszerű kialakítása, csak abban a raktárban legyen helykód ahol az fizikailag is létezik. Például az üzemi raktárban (azaz a termelésben) gyakran nincs helykód, sőt az is lehet, hogy az üzemi raktár a nagy raktár egyik helykódja. Nagyon fontos a helykódközi mozgatások rögzítése és a leltár helykódos előkészítése. Gyakori probléma, hogy raktári rendrakáskor az egyik helykódról a másikra átrakott készletről nem készül bizonylat.

Fontos minden raktárosban és raktári bizonylatolást végzőben tudatosítani, hogy a helykód téves rögzítése ugyanolyan súlyos hibát eredményezhet mint a mennyiség téves rögzítése. A használat közben minden lehetséges módon ellenőrizzük a helykódon lévő készletet, amire egy jó módszer a kiadási bizonylatokon a visszamaradó készlet jelzése.

_{(2010. június)}