csak a jól előkészített leltár ad értékelhető eredményt
Egy vállalatirányítási rendszer, de akár egy egyszerű raktározási rendszer esetén is elvárható, hogy bármikor lássuk a termékek pontos raktárkészletét. Ha ez így van, akkor miért lenne szükség leltárra? Elég a megfelelő időpontban lekérni a készletlistát és máris megspórolható a komoly munkával járó leltározás.
Sajnos a gyakorlatban nem minden ilyen szép és egyszerű. Még a jól kialakított ügyvitel esetén is számos hiba fordulhat elő, ami a nyilvántartott és a tényleges készlet közötti eltéréshez vezet.
A leltáreltérés néhány lehetséges oka
- Sajnos nem feledkezhetünk el – mint a készlethiány lehetséges okáról – a raktári lopásról. Akár a raktáros, akár más követi el, az időnkénti leltározás a leghatásosabb felderítési módja.
- Cikkszám eltérés: nagyon gyakori, hogy egy cikk egy hozzá hasonló cikk kódjával kerül bevételezésre, vagy kiadásra. Ilyenkor egyik cikkből hiány, a másikból többlet lesz a leltárkor.
- Bizonylatolás elmaradása: sokszor előfordul például saját raktárak közötti áthelyezésnél (ahol helykód van, ott a helykódok közötti mozgás bizonylatolásának elmaradása különösen gyakori). A saját felhasználás bizonylatolása is könnyen elmarad (például a raktári nyomtatóhoz festék)
- Árumozgás elmaradása: egy bizonylatolt és kiadásra előkészített kiszállítás elmaradása. (Lényegében itt is bizonylatolás marad el, a SZTORNÓ bizonylat elkészítése)
- Rongálódás, sérülés lényegében nem úgy készlethiány, mint az előzőek, de a leltárkor kiderülhet, hogy valójában nem annyi az értékesíthető, vagy felhasználható termék, mint amennyit nyilvántartunk.
Bár a leltár csak annyi, hogy megszámoljuk, miből mennyi van a raktárban, valójában gondos előkészítést igényel, különben a kapott eredmény értékelhetetlen, használhatatlan és esetleg nagyon idegesítő lesz. A leltárt nem csak a raktárban, hanem az ügyviteli program oldaláról is elő kell készíteni.
Előkészítés az ügyviteli programban
- Folyamtok lezárása: köztes állapotban, vagy státuszban lévő bizonylatok véglegesítése (pl.: előraktár, raktári feladat, kiszállításra vár, bevételre vár, MEO-zás alatt)
- A leltározás időpontjára és az annál korábbi időpontokra a bizonylatok felviteli lehetőségét le kell zárni. Ugyancsak zárni kell a korábbi időpontokra a módosítás lehetőségét.
- Célszerű a gép (program) szerinti készletet egy (vagy több, ha túl sok tétel van) bizonylaton a leltározásnak megfelelő állapotban bizonylatként generálni.
- Éves nagy leltár alkalmával érdemes az adatállományról egy külön nevesített biztonsági mentést készíteni, hogy szükség esetén a leltározás időpontjában fenálló állapot visszakereshető legyen.
Előkészítés a raktárban
- A programhoz hasonlóan itt is le kell zárni a függőben lévő ügyeket, ami nem mindig egyszerű, lehetnek a raktárból már kiadott, de csak napok múlva elszállítandó áruk, a gyártást sem lehet mindig teljesen leállítani. A köztes állapotban lévő anyagokat különítsük el, vagy egyértelműen és jól láthatóan jelöljük meg. Az esetleg nem ott lévő, de a leltárba beszámítandó árukat szintén jelezzük és helyettesítsük valamivel (üres doboz).
- A függő ügyek rendezése a valóságban is úgy történjen, ahogy a programban. Ezt mindenképp ellenőrizzük.
- A leltárt előzze meg egy raktári rendrakás, a nem szabályos helyen lévő anyagokat tegyük helyre, ha lehet az azonos cikkeket csoportosítsuk.
- A leltározást sose csak a raktáros végezze. A leltározáshoz nem kell anyagismeret! A rendbe rakott raktárban az egyes cikkeket a rajtuk lévő azonosító alapján kell azonosítani és megszámolni.
- Csomagolt áruk számolása esetén ne csak azt rögzítsük, hogy hány darab, hanem azt is, milyen csomagolásban van.
Azaz 24 db = 2x10-es csomag + 4db.
Ez azért fontos, mert a csomagok lehetnek hiányosak. - Vonalkódos termék azonosítása esetén a “számolás” történhet a vonalkód-olvasóval való többszöri lelövéssel, de ha így csináljuk, akkor minden cikket külön kell lelőni. Az azonosnak vélt cikkeknél az egyiket többször lelőni tilos. Ha nem lehet mindet lelőni, akkor a cikkszám lelövése után a darabszámot kézzel vigyük be.
- Az ömlesztett áruk mérése, vagy nagy mennyiségű apró cikk darabmérleges mérése külön előkészítést igényel.
(2010. február)