Anyagkönyveléstől a webáruházig. Mit tartalmaz egy ERP rendszer?
A vállalatirányítási rendszerek kialakulása
A mai, korszerű ERP rendszerek felmenői között megtaláljuk a nagygépes vállalati nyilvántartó rendszereket és az eleinte még akár hobbigépeken futó egy funkciós kis programocskákat is. Ahogy erősödött a hardver, bővültek a szoftveres lehetőségek, úgy bővültek az ügyviteli programok funkciói. A fejlesztők (a marketingesek hathatós támogatásával) egyre újabb és újabb betűszavakat és fogalmakat kreáltak a fejlődés és bővülés kifejezésére. Így aztán mára valóságos kavalkád alakult ki az ismert és kevésbé ismert, érthető és érthetetlen mozaikszavakból és kifejezésekből. Végül az ERP rendszer vagy vállalatirányítási rendszer lett az a kifejezés, amivel a céges ügyvitel legnagyobb részét lefedő programot illetjük. Az egyes fejlesztők ERP rendszerei persze nem teljesen azonos területeket fednek le, de mára azért kialakult egy többé-kevésbé egységes elvárás az ilyen rendszerekkel szemben.
Integrált rendszerek
Az ERP rendszerek kulcsfogalma az integráltság. Felhasználói oldalról ez azt jeleni, hogy az adatokat egyszer, a keletkezésük helyén kell rögzíteni és a továbbiakban már mindenki akinek szükségesek ezek az adatok előveheti és használhatja őket. Ez a remek tulajdonság azonban a felhasználóktól is kompromisszumokat követel, például a könyvelőt a számla részletes adatai nem érdeklik csak az árbevétel és az áfa, mégis látja a teljes, akár száz soros számlát is tételesen.
Az egyes programok az integráltságot előéletükből adódóan különbözőképpen valósítják meg. Van ahol tényleg egy egységes adatállományon dolgozik az összes modul, van ahol a háttérben futó rutinok biztosítják a modulok közti folyamatos adatcserét. És sajnos olyan is van, ahol az integráltság csak marketing duma, a program moduljai időnként indított adatkiírással és adatbeolvasással adják át egymás közt az adatokat. Ez utóbbi nem csak azért baj mert a program nem “korszerű”, hanem azért, mert az egyes modulok eltérő adatokat láthatnak vagy indokolatlanul tiltani kell a már átadott adatok módosítását, a valós folyamatoktól idegen megoldásokra, felesleges sztornózásokra kényszerítve ezzel a felhasználókat.
A vállalatirányítási rendszerek fő funkciói
Mik hát azok a funkciók amiket elvárhatunk egy vállalatirányítási rendszertől? A beszerzési és értékesítési folyamat során a keletkező bizonylatok előállítása, fogadása és feldolgozása mindenképpen. Tehát az ajánlat kérés és adás, vevői és szállítói rendelés, raktári mozgások és a készlet figyelése és kezelése, számlázás. Szintén elvárás a pénzügyi folyamatok kezelése, bank, pénztár és folyószámla. A főkönyvi könyvelés és valamilyen vezetői információs modul szintén az ERP része kell legyen. A szerviz és gyártás tevékenység általában már speciális (iparági vagy teljesen egyedi) modulokat igényel, ezek vagy teljes egészében részei az ERP rendszernek vagy teljesen integrálva vannak abba, úgy, hogy felhasználói szinten az egységes adatkezelés megvalósuljon. A számítógéppel vezérelt gyártógépek (CAM) adatai általában csak részben kerülnek át a vállalatirányítási rendszerbe a nagy adatmennyiség és a speciális feldolgozási igény miatt.
Kapcsolódik az ERP rendszerhez, de nem feltétlenül része annak a speciális marketing feladatokat is ellátó CRM rendszer. A partnerekkel való kapcsolat bizonylatainak nagy része (például megrendelések, számlák) az ERP rendszerben keletkezik. Ezeket a CRM rendszerben is el kell érni, le kell tudni kérdezni, viszont a CRM rendszerben rögzítésre kerülhetnek olyan adatok is (telefon beszélgetések, ígéretek, reklám levelek) amelyek nem csak a már meglévő partnerekkel kapcsolatosak, illetve nem a szokásos bizonylatolással kerülnek lekezelésre.
Nagy mennyiségű adat esetén a DSS (döntéstámogató) rendszerek segítik az adatok elemzését, a köztük lévő összefüggések felfedését. A DSS rendszerek dolgoznak az ERP rendszerben keletkező adatokkal, de nem épülnek be szervesen a vállalatirányítási rendszerbe.
Az ERP rendszerek fejlődése
A vállalatirányítási rendszerek fejlődése is egyre inkább az internet felé mutat. Nem csak az adatok bárhonnan történő elérése és kezelése, valamint a webes értékesítés egyre nagyobb jelentősége miatt, hanem a teljes vállalati számítástechnikai infrastruktúra számítási felhőbe (cloud computing) való költözése miatt is. Ez utóbbi azonban tényleg a jövő (bár közeli jövő) még. Ki kell alakuljanak az adatok kezelésének és mentésének azok a nagy biztonságú módjai, amelyek garantálják a cég számára saját adatainak korlátozás nélküli elérését és biztonságos mentését, és ugyanakkor kizárják a jogosulatlan hozzáférést.
(2010. április)